1、開會之前先要對整個會議的詳細信息進行了解，比如會議性質(zhì)，參會人數(shù)等，然后再更加了解的信息選擇合適的布置方案。

2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌，如何布置會議會場，在會議開始前排好坐席以及銘牌。

3、投影機、音響等現(xiàn)代會議設(shè)備為會議帶來了極大的便利，因此逐漸成為了會場中必備的存在。

4.、對于席臺位置，會議服務(wù)人員應(yīng)該提前把會議資料袋擺放在席臺上。

5、會場環(huán)境調(diào)整：會場內(nèi)有很多因素會對環(huán)境產(chǎn)生影響，如溫度、燈光這些，南通會場布置，都要按照現(xiàn)實情況進行調(diào)整，以讓參會人員處于一個舒適的會場環(huán)境。

6、會議記錄：會議組織人員還應(yīng)該記得準備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，一邊在會后根據(jù)記錄數(shù)據(jù)做好會議的總結(jié)工作。

7、會議茶歇的準備，一般來說，會議都會持續(xù)一段比較長的時間（一個半小時以上），這個準備就需要安排茶歇時間，并準備好茶歇物品。

8、會標橫幅：會標橫幅能夠有效的突顯會議主題和渲染現(xiàn)場氣氛。因此會標與橫幅**體現(xiàn)出會議的內(nèi)容，并且要在會前兩三天就要著手準備。